Privatlivspolitik

• Konto- og kontaktoplysninger: navne, virksomhedsoplysninger, e-mailadresser, telefonnumre, roller og logon-id’er.
• Service- og faktureringsoplysninger: abonnementer, licenser, transaktioner og supportoptegnelser. Betalingskortoplysninger håndteres af vores betalingsudbyder og opbevares ikke af os i fuld form.
• Oplysninger fra tilsluttede systemer: oplysninger, som du eller din administrator giver os tilladelse til at få adgang til i Microsoft 365, Google Workspace og andre tilsluttede forretningssystemer.
• Brugs- og sikkerhedsoplysninger: metadata om enhed, browser, netværk, godkendelse, revisionsspor, fejl og funktionsbrug, som er nødvendige for at drive og sikre tjenesten.
• Kommunikation: beskeder, instruktioner, feedback og filer, som du vælger at give via tjenesten eller supportkanaler.
• Oplysninger om mobilappen: hvis du bruger vores iOS-app, de kontakter, du giver den tilladelse til at læse, de stemmeoptagelser, du foretager i appen, samt optagelser og transskriptioner af forretningsopkald, der håndteres via den. Se Mobilapp (iOS) nedenfor.

En Google Workspace-superadministrator kan installere The Everything Connector for et domæne. Afhængigt af den valgte migrering kan connectoren få adgang til brugere i kataloget, aliaser, grupper, medlemskaber, licenser, rum og ressourcer; Gmail-postkasser og understøttede indstillinger; kalendere, kontakter og opgaver; samt filer, metadata, tilladelser og aktivitet i My Drive og Shared Drive.

Vi bruger kun disse oplysninger til at opgøre kildesystemet, foreslå kortlægninger, migrere de data, som kunden har valgt, til deres Microsoft 365-miljø, udføre kundegodkendt inkrementel synkronisering, validere resultatet, løse migreringsundtagelser, yde support med tilladelse og beskytte tjenesten. Vi bruger ikke Google Workspace-oplysninger til annoncering, kreditbeslutninger, datamægling eller til at træne en generel AI-model. Vi sælger dem ikke.

Vores iOS-app leveres til medarbejdere hos licenserede kunder, som logger ind med den Microsoft 365-arbejdskonto, som deres arbejdsgiver har udstedt. Den indsamler følgende ud over kategorierne ovenfor.

• Kontakter.Hvis du giver tilladelsen Kontakter, uploader appen navnene og telefonnumrene i din enheds adressebog, så AI-receptionisten kan genkende en kendt opkalder og hilse på vedkommende med navn i stedet for at behandle vedkommende som ukendt. Ingen andre kontaktfelter uploades — hverken e-mailadresser, postadresser, noter eller fotos. Din adressebog er privat for din egen konto: den bruges kun til opkald til din egen linje, deles aldrig med andre medarbejdere, vises aldrig for din arbejdsgiver og returneres ikke af nogen del af tjenesten. Den erstattes, hver gang appen synkroniserer igen, så kontakter, du sletter på din enhed, fjernes. Hvis du afslår tilladelsen, deaktiveres kun funktionen til at hilse med navn.
• Mikrofon og stemme. Appen bruger mikrofonen til forretningsopkald og til stemmeassistenten i appen. Når du taler med assistenten, transskriberes lyden, så din anmodning kan besvares.
• Opkaldsoptagelser og transskriptioner.Forretningsopkald, der håndteres via tjenesten, kan optages, transskriberes og sammenfattes, så kundens medarbejdere har en registrering af, hvad der blev aftalt. Optagelser og transskriptioner gemmes i kundens eget miljø og er tilgængelige for denne kundes autoriserede medarbejdere.

• Levere, konfigurere, migrere, supportere og forbedre tjenesten.
• Godkende brugere, håndhæve tilladelser, opretholde revisionsdokumentation og forhindre svindel, misbrug og sikkerhedshændelser.
• Behandle abonnementer, kommunikere serviceoplysninger og besvare support- eller privatlivsanmodninger.
• Overholde loven, håndhæve vores aftaler og fastslå eller forsvare retlige krav.

Hvor det er relevant, bygger vi på opfyldelse af en kontrakt, kundens instruktioner eller samtykke, vores legitime interesser i at drive og sikre tjenesten samt overholdelse af retlige forpligtelser.

Vi videregiver kun oplysninger, når det er nødvendigt for at:

• kunden og dennes autoriserede administratorer, ejere og brugere;
• Microsoft, Google, vores cloud- og AI-infrastrukturudbydere, betalingsudbydere og kommunikationsudbydere, der handler for tjenesten;
• professionelle rådgivere og myndigheder, hvor det kræves ved lov, af sikkerhedshensyn eller i forbindelse med retlige krav; og
• en efterfølger i en virksomhedstransaktion, med forbehold for gældende krav om meddelelse og samtykke.

Udbydere kan behandle oplysninger uden for dit land. Vi anvender kontraktmæssige, tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der er passende i forhold til oplysningerne og den gældende lovgivning.

Automatiserede systemer udfører almindelig servicebehandling. Vores personale læser ikke Google Workspace-brugerdata, medmindre kunden giver udtrykkelig tilladelse til specifik support, adgang er nødvendig for at undersøge en sikkerhedshændelse, eller adgang er påkrævet ved lov. Adgang er begrænset, logget og gennemgået.

Vi kan sende de minimumsoplysninger, der er nødvendige, til kontraherede AI-udbydere for at producere et resultat, som kunden har anmodet om. Vi tillader ikke, at kundeindhold bruges til at træne generelle modeller for andre kunder.

Den deterministiske Google Workspace-inventering, migrering og valideringsvej sender ikke Google Workspace-meddelelser eller filindhold til en AI-modeludbyder. Efter migreringen gælder det, at hvis kunden vælger at bruge migreret indhold via The Everything’s brugerrettede AI-funktioner, sker den efterfølgende behandling kun fra kundens Microsoft 365-miljø efter kundens instruktioner og er fortsat underlagt begrænsningerne i denne politik.

Vi anvender kryptering under overførsel og i hvile, hvor det er passende, isolation på tenant- og rolleniveau, mindst mulige privilegier, revisionslogning, kryptering af legitimationsoplysninger, overvågning og testede gendannelseskontroller. Ingen sikkerhedsmetode kan eliminere enhver risiko.

Kundeindhold opbevares i kundens tilsluttede systemer i overensstemmelse med den pågældende kundes indstillinger. Migreringsdata opbevares kun, så længe det er nødvendigt for at udføre og verificere migreringen eller opfylde dokumenterede krav til support, sikkerhed og lovgivning. Vi opbevarer begrænsede operationelle, fakturerings- og revisionsmetadata i de perioder, der kræves for at levere og forsvare tjenesten. Vi opretter ikke permanente kopier af Google-brugerdata til uvedkommende formål.

Afhængigt af hvor du befinder dig, kan du anmode om at få adgang til, rette, eksportere, begrænse eller slette personoplysninger, gøre indsigelse mod visse behandlinger eller klage til en databeskyttelsesmyndighed. En erhvervsbruger bør normalt først kontakte sin organisation, fordi den kontrollerer forretningsdataene.

Send en e-mail til privacy@the-everything-app.com med dit navn, din organisation og din anmodning. Vi vil verificere bemyndigelsen, før vi handler. Se vores side om sletning af data for processen for tilbagekaldelse og sletning af connectoren. Du kan også klage til Office of the Australian Information Commissioner eller din lokale databeskyttelsesmyndighed.

Tjenesten er designet til virksomheder og er ikke målrettet børn.

Vi kan opdatere denne politik, efterhånden som tjenesten eller lovgivningen ændrer sig. Vi vil opdatere datoen ovenfor og give yderligere meddelelse, hvor det kræves.

Privatlivsforespørgsler: privacy@the-everything-app.com
Generel support: contact@the-everything-app.com