Tietosuojakäytäntö

• Tili- ja yhteystiedot: nimet, yrityksen tiedot, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, roolit ja kirjautumistunnisteet.
• Palvelu- ja laskutustiedot: tilaus-, käyttäjäpaikka-, tapahtuma- ja tukitiedot. Maksukorttitiedot käsittelee maksupalveluntarjoajamme, emmekä tallenna niitä kokonaisuudessaan.
• Yhdistettyjen järjestelmien tiedot: tiedot, joiden käyttöön sinä tai järjestelmänvalvojasi valtuuttaa meidät Microsoft 365:ssä, Google Workspace:ssa ja muissa yhdistetyissä yritysjärjestelmissä.
• Käyttö- ja turvallisuustiedot: laite-, selain-, verkko-, todennus-, loki-, virhe- ja ominaisuuksien käyttöä koskevat metatiedot, joita tarvitaan palvelun ylläpitoon ja suojaamiseen.
• Viestintä: viestit, ohjeet, palaute ja tiedostot, jotka päätät toimittaa palvelun tai tukikanavien kautta.
• Mobiilisovelluksen tiedot: jos käytät iOS-sovellustamme, yhteystiedot, joiden lukemiseen annat luvan, sovelluksessa tekemäsi äänitallenteet sekä sen kautta käsiteltyjen liiketoimintapuhelujen tallenteet ja litteroinnit. Katso alla Mobiilisovellus (iOS).

Google Workspace -pääkäyttäjä voi asentaa The Everything Connectorin toimialueelle. Valitusta siirrosta riippuen yhdistin voi käyttää hakemiston käyttäjiä, aliaksia, ryhmiä, jäsenyyksiä, lisenssejä, huoneita ja resursseja; Gmail-postilaatikoita ja tuettuja asetuksia; kalentereita, yhteystietoja ja tehtäviä; sekä My Drive- ja Shared Drive -tiedostoja, metatietoja, käyttöoikeuksia ja toimintaa.

Käytämme näitä tietoja vain lähdejärjestelmän kartoittamiseen, vastaavuuksien ehdottamiseen, asiakkaan valitseman datan siirtämiseen sen Microsoft 365 -ympäristöön, asiakkaan valtuuttaman vaiheittaisen synkronoinnin suorittamiseen, lopputuloksen varmentamiseen, siirtopoikkeamien ratkaisemiseen, tuen tarjoamiseen luvan kanssa sekä palvelun suojaamiseen. Emme käytä Google Workspace -tietoja mainontaan, luottopäätöksiin, datavälitykseen emmekä yleisen AI-mallin kouluttamiseen. Emme myy niitä.

iOS-sovelluksemme on tarkoitettu lisensoitujen asiakkaiden henkilöstölle, joka kirjautuu sisään työnantajansa myöntämällä Microsoft 365 -työtilillä. Se kerää edellä mainittujen tietoryhmien lisäksi seuraavat tiedot.

• Yhteystiedot.Jos annat Contacts-käyttöoikeuden, sovellus lataa laitteesi osoitekirjassa olevat nimet ja puhelinnumerot, jotta AI-vastaanottaja voi tunnistaa tunnetun soittajan ja tervehtiä häntä nimellä sen sijaan, että käsittelisi häntä tuntemattomana. Muita yhteystietokenttiä ei ladata — ei sähköpostiosoitteita, postiosoitteita, muistiinpanoja eikä valokuvia. Osoitekirjasi on yksityinen omaan tiliisi nähden: sitä käytetään vain omalle linjallesi tuleviin puheluihin, sitä ei koskaan yhdistetä muiden henkilöstön jäsenten tietoihin, sitä ei koskaan näytetä työnantajallesi eikä mikään palvelun osa palauta sitä. Se korvataan aina, kun sovellus synkronoidaan uudelleen, joten laitteeltasi poistamasi yhteystiedot poistetaan. Käyttöoikeuden epääminen poistaa käytöstä vain nimellä tervehtimisen toiminnon.
• Mikrofoni ja ääni. Sovellus käyttää mikrofonia liiketoimintapuheluja ja sovelluksen sisäistä ääniavustajaa varten. Kun puhut avustajalle, ääni litteroidaan, jotta pyyntöösi voidaan vastata.
• Puhelutallenteet ja litteroinnit.Palvelun käsittelemät liiketoimintapuhelut voidaan tallentaa, litteroida ja tiivistää, jotta asiakkaan henkilöstöllä on tallenne sovitusta. Tallenteet ja litteroinnit säilytetään asiakkaan omassa ympäristössä, ja ne ovat kyseisen asiakkaan valtuutettujen työntekijöiden saatavilla.

• Palvelun tarjoaminen, määrittäminen, siirtäminen, tukeminen ja parantaminen.
• Käyttäjien todentaminen, käyttöoikeuksien valvonta, lokitodisteiden ylläpitäminen sekä petosten, väärinkäytösten ja tietoturva-incidenttien estäminen.
• Tilausten käsittely, palvelutietojen viestiminen sekä tuki- tai tietosuojaa koskeviin pyyntöihin vastaaminen.
• Lain noudattaminen, sopimustemme täytäntöönpano sekä oikeudellisten vaatimusten esittäminen tai puolustaminen.

Soveltuvin osin nojaamme sopimuksen täyttämiseen, asiakkaan ohjeisiin tai suostumukseen, oikeutettuihin etuihimme palvelun ylläpitämisessä ja suojaamisessa sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.

Luovutamme tietoja vain siltä osin kuin se on tarpeen seuraaville tahoille:

• asiakkaalle sekä sen valtuutetuille järjestelmänvalvojille, omistajille ja käyttäjille;
• Microsoft, Google, pilvi- ja AI-infrastruktuurin tarjoajillemme, maksupalveluntarjoajille sekä viestintäpalvelujen tarjoajille, jotka toimivat palvelun puolesta;
• ammattimaisille neuvonantajille ja viranomaisille, jos laki, tietoturvatarpeet tai oikeudelliset vaatimukset sitä edellyttävät; sekä
• yritysjärjestelyn seuraajalle sovellettavien ilmoitus- ja suostumusvaatimusten mukaisesti.

Palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja asuinmaasi ulkopuolella. Käytämme tietoon ja sovellettavaan lainsäädäntöön nähden asianmukaisia sopimuksellisia, teknisiä ja organisatorisia suojaustoimia.

Automaattiset järjestelmät suorittavat tavanomaisen palvelunkäsittelyn. Henkilöstömme ei lue Google Workspace -käyttäjätietoja, ellei asiakas anna nimenomaista lupaa tiettyä tukea varten, pääsy ole tarpeen tietoturva-incidentin tutkinnassa tai pääsyä edellytetä laissa. Pääsy on rajattu, lokitettu ja tarkistettu.

Voimme lähettää vähimmäismäärän tietoja, jotka ovat tarpeen, sopimuskumppaneina toimiville AI-palveluntarjoajille asiakkaan pyytämän lopputuloksen tuottamiseksi. Emme salli asiakkaan sisällön käyttöä yleiskäyttöisten mallien kouluttamiseen muiden asiakkaiden tarpeisiin.

Deterministinen Google Workspace -inventointi-, siirto- ja validointipolku ei lähetä Google Workspace -viestien tai -tiedostojen sisältöä AI-mallin tarjoajalle. Siirron jälkeen, jos asiakas päättää käyttää siirrettyä sisältöä The Everythingin käyttäjärajapinnassa olevien AI-ominaisuuksien kautta, tuo myöhempi käsittely tapahtuu asiakkaan Microsoft 365 -ympäristöstä vain asiakkaan ohjeiden mukaisesti, ja siihen sovelletaan edelleen tässä käytännössä olevia rajoituksia.

Käytämme soveltuvin osin siirron aikaista ja tallennettua salausta, tenant- ja roolieristystä, vähimmän oikeuden periaatetta, lokitusta, tunnistetietojen salausta, seurantaa sekä testattuja palautumisen hallintakeinoja. Mikään tietoturvamenetelmä ei voi poistaa kaikkia riskejä.

Asiakkaan sisältö säilytetään asiakkaan yhdistetyissä järjestelmissä kyseisen asiakkaan asetusten mukaisesti. Siirtotietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen siirron suorittamiseksi ja varmistamiseksi tai dokumentoitujen tuki-, tietoturva- ja lakivaatimusten täyttämiseksi. Säilytämme rajoitetusti toiminnallisia, laskutukseen liittyviä ja lokitietoja vain niin pitkään kuin palvelun tarjoaminen ja puolustaminen edellyttävät. Emme luo pysyviä kopioita Google-käyttäjätiedoista muihin tarkoituksiin.

Sijainnistasi riippuen voit pyytää pääsyä henkilötietoihin, niiden oikaisua, siirtoa, rajoittamista tai poistamista, vastustaa tiettyä käsittelyä tai tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle. Yrityskäyttäjän tulee yleensä ottaa ensin yhteyttä omaan organisaatioonsa, koska se hallitsee yritystietoja.

Lähetä sähköpostia osoitteeseen privacy@the-everything-app.com ja liitä mukaan nimesi, organisaatiosi ja pyyntösi. Varmistamme valtuudet ennen toimiin ryhtymistä. Katso tietojen poistamista koskeva sivumme yhdistimen poistamisen ja tietojen poiston prosessista. Voit myös tehdä valituksen Office of the Australian Information Commissionerille tai paikalliselle tietosuojaviranomaisellesi.

Palvelu on suunniteltu yrityksille, eikä sitä ole kohdennettu lapsille.

Voimme päivittää tätä käytäntöä palvelun tai lain muuttuessa. Päivitämme yllä olevan päivämäärän ja annamme tarvittaessa lisäilmoituksen.

Tietosuojakyselyt: privacy@the-everything-app.com
Yleinen tuki: contact@the-everything-app.com