Privacybeleid

• Account- en contactgegevens: namen, bedrijfsgegevens, e-mailadressen, telefoonnummers, functies en inloggegevens.
• Service- en facturatiegegevens: abonnement-, seat-, transactie- en ondersteuningsgegevens. Betaalkaartgegevens worden verwerkt door onze betalingsprovider en worden door ons niet volledig opgeslagen.
• Gegevens van gekoppelde systemen: gegevens waartoe u of uw beheerder ons toestemming geeft in Microsoft 365, Google Workspace en andere gekoppelde bedrijfssystemen.
• Gebruik- en beveiligingsgegevens: apparaatgegevens, browsergegevens, netwerkgegevens, authenticatiegegevens, auditgegevens, foutgegevens en metadata over functieverbruik die nodig zijn om de service te laten werken en te beveiligen.
• Communicatie: berichten, instructies, feedback en bestanden die u ervoor kiest via de service of ondersteuningskanalen te verstrekken.
• Gegevens van de mobiele app: als u onze iOS-app gebruikt, de contacten die u toestaat te lezen, spraakopnamen die u in de app maakt, en opnamen en transcripties van zakelijke gesprekken die via de app worden afgehandeld. Zie Mobiele app (iOS) hieronder.

Een superbeheerder van Google Workspace kan The Everything Connector voor een domein installeren. Afhankelijk van de gekozen migratie kan de connector toegang hebben tot directorygebruikers, aliassen, groepen, lidmaatschappen, licenties, kamers en resources; Gmail-postvakken en ondersteunde instellingen; agenda’s, contacten en taken; en bestanden, metadata, machtigingen en activiteit in Mijn Drive en Gedeelde drives.

Wij gebruiken deze informatie uitsluitend om de bron te inventariseren, mappings voor te stellen, de door de klant geselecteerde gegevens naar de Microsoft 365-omgeving te migreren, door de klant geautoriseerde incrementele synchronisatie uit te voeren, het resultaat te valideren, migratie-uitzonderingen op te lossen, ondersteuning te bieden met toestemming en de service te beschermen. Wij gebruiken Google Workspace-informatie niet voor advertenties, kredietbeslissingen, gegevensbemiddeling of het trainen van een algemeen AI-model. Wij verkopen deze gegevens niet.

Onze iOS-app wordt aangeboden aan medewerkers van gelicentieerde klanten, die inloggen met het Microsoft 365-werkaccount dat door hun werkgever is uitgegeven. De app verzamelt daarnaast de volgende gegevens naast de bovenstaande categorieën.

• Contacten.Als u toestemming geeft voor Contacten, uploadt de app de namen en telefoonnummers in het adresboek van uw apparaat, zodat de AI-receptionist een bekende beller kan herkennen en hem of haar bij naam kan begroeten in plaats van als onbekend te behandelen. Er worden geen andere contactvelden geüpload — geen e-mailadressen, postadressen, notities of foto’s. Uw adresboek is privé voor uw eigen account: het wordt alleen gebruikt voor gesprekken naar uw eigen lijn, wordt nooit samengevoegd met die van andere medewerkers, wordt nooit aan uw werkgever getoond en wordt door geen enkel onderdeel van de service teruggegeven. Het wordt bij elke resynchronisatie van de app vervangen, zodat contacten die u op uw apparaat verwijdert ook worden verwijderd. Als u de toestemming weigert, wordt alleen de functie voor begroeten op naam uitgeschakeld.
• Microfoon en spraak. De app gebruikt de microfoon voor zakelijke gesprekken en voor de spraakassistent in de app. Wanneer u tegen de assistent spreekt, wordt de audio getranscribeerd zodat uw verzoek kan worden beantwoord.
• Gespreksopnamen en transcripties.Zakelijke gesprekken die door de service worden afgehandeld, kunnen worden opgenomen, getranscribeerd en samengevat, zodat het personeel van de klant een verslag heeft van wat is afgesproken. Opnamen en transcripties worden opgeslagen in de eigen omgeving van de klant en zijn beschikbaar voor geautoriseerde medewerkers van die klant.

• De service leveren, configureren, migreren, ondersteunen en verbeteren.
• Gebruikers authenticeren, machtigingen afdwingen, auditbewijsmateriaal bewaren en fraude, misbruik en beveiligingsincidenten voorkomen.
• Abonnementen verwerken, service-informatie communiceren en vragen over ondersteuning of privacy beantwoorden.
• Voldoen aan de wet, onze overeenkomsten handhaven en juridische claims instellen of verdedigen.

Waar van toepassing baseren wij ons op uitvoering van een overeenkomst, de instructies van de klant of toestemming, onze gerechtvaardigde belangen bij het exploiteren en beveiligen van de service, en naleving van wettelijke verplichtingen.

Wij verstrekken informatie alleen voor zover nodig aan:

• de klant en diens geautoriseerde beheerders, eigenaren en gebruikers;
• Microsoft, Google, onze cloud- en AI-infrastructuurproviders, betalingsproviders en communicatieproviders die de service ondersteunen;
• professionele adviseurs en autoriteiten indien dit wettelijk vereist is, om veiligheidsredenen of in verband met juridische claims; en
• een rechtsopvolger bij een bedrijfstransactie, onder voorbehoud van toepasselijke kennisgevings- en toestemmingsvereisten.

Providers kunnen informatie buiten uw land verwerken. Wij gebruiken contractuele, technische en organisatorische waarborgen die passend zijn bij de informatie en het toepasselijke recht.

Geautomatiseerde systemen voeren de normale serviceverwerking uit. Onze medewerkers lezen Google Workspace-gebruikersgegevens niet, tenzij de klant expliciete toestemming geeft voor specifieke ondersteuning, toegang noodzakelijk is om een beveiligingsincident te onderzoeken, of toegang wettelijk vereist is. Toegang is beperkt, gelogd en gecontroleerd.

Wij kunnen de minimale informatie die nodig is sturen naar gecontracteerde AI-providers om een door de klant verzocht resultaat te produceren. Wij staan niet toe dat klantinhoud wordt gebruikt om algemene modellen voor andere klanten te trainen.

Het deterministische traject voor inventarisatie, migratie en validatie van Google Workspace stuurt geen bericht- of bestandsinhoud uit Google Workspace naar een AI-modelprovider. Na de migratie, als de klant ervoor kiest gemigreerde inhoud te gebruiken via de voor gebruikers zichtbare AI-functies van The Everything, vindt die latere verwerking alleen plaats vanuit de Microsoft 365-omgeving van de klant, uitsluitend op instructie van de klant, en blijft deze onderworpen aan de beperkingen in dit beleid.

Waar passend gebruiken wij versleuteling tijdens overdracht en opslag, isolatie per tenant en rol, toegang op basis van het minimale recht, auditlogging, versleuteling van inloggegevens, monitoring en geteste herstelmaatregelen. Geen enkele beveiligingsmethode kan elk risico wegnemen.

Klantinhoud wordt bewaard in de gekoppelde systemen van de klant volgens de instellingen van die klant. Migratiegegevens worden slechts zo lang bewaard als nodig is om de migratie uit te voeren en te verifiëren of om te voldoen aan gedocumenteerde ondersteunings-, beveiligings- en wettelijke vereisten. Wij bewaren beperkte operationele, facturatie- en auditmetadata gedurende de perioden die nodig zijn om de service te leveren en te verdedigen. Wij maken geen permanente kopieën van Google-gebruiksgegevens voor niet-gerelateerde doeleinden.

Afhankelijk van uw locatie kunt u verzoeken om inzage in, correctie van, export van, beperking van of verwijdering van persoonsgegevens, bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen of een klacht indienen bij een privacytoezichthouder. Een zakelijke gebruiker dient normaal gesproken eerst contact op te nemen met zijn of haar organisatie, omdat die de bedrijfsgegevens beheert.

Mail privacy@the-everything-app.com met uw naam, organisatie en verzoek. Wij zullen eerst de bevoegdheid verifiëren voordat wij handelen. Zie onze pagina voor gegevensverwijdering voor het intrekken van de connector en het verwijderingsproces. U kunt ook een klacht indienen bij de Office of the Australian Information Commissioner of bij uw lokale privacytoezichthouder.

De service is ontworpen voor bedrijven en is niet gericht op kinderen.

Wij kunnen dit beleid bijwerken wanneer de service of de wet verandert. Wij passen de datum hierboven aan en geven aanvullende kennisgeving waar dat vereist is.

Privacyvragen: privacy@the-everything-app.com
Algemene ondersteuning: contact@the-everything-app.com